Cauca Sabe a Café 2025 es la feria mundial del café que convirtió a Popayán en epicentro internacional del sector, reuniendo a productores, tostadores, baristas, compradores y amantes del café en una agenda de ciencia, cultura, gastronomía y negocios. Durante varios días, el evento acogió a miles de asistentes y más de 140 expositores, consolidándose como una plataforma clave para promover el café caucano, dinamizar la economía local y posicionar a la región como referente en innovación cafetera.
En este contexto, la feria demandaba una operación logística sólida para el manejo de grandes flujos de público, control de accesos y generación de datos confiables para medir el impacto real del encuentro. La gestión de acreditaciones y registros se convirtió en un componente crítico para garantizar una experiencia ordenada y segura tanto para visitantes como para expositores.
Desafío
Implementar sistema de registro y acreditación capaz de gestionar, en cuatro días consecutivos, el ingreso de más de 12.000 asistentes sin colapsar los puntos de acceso ni generar filas extensas. El reto era consolidar en tiempo real una base de datos limpia, identificar el número de personas registradas versus las que efectivamente ingresaban y ofrecer a la organización información accionable sobre el comportamiento del público.
Solución
Se implementó una plataforma especializada para el registro y la acreditación de asistentes, habilitando pre registro en línea y control centralizado de datos, junto con counters físicos en el recinto ferial atendidos por personal capacitado. Mediante equipos de lectura rápida para códigos y credenciales, se agilizó la emisión de escarapelas y el control de acceso durante los cuatro días, logrando gestionar más de 12.000 registros con trazabilidad, reducción de tiempos de espera y reportes consolidados para la organización del evento.
